Разъездной характер работы водителя: как оформить

Водитель развозит товар по области, утром уезжает на склад в соседний город, а через неделю его отправляют в рейс на другой конец страны. Командировка это или нет? Нужно ли оформлять приказ, платить суточные, удерживать с них НДФЛ? Ответ зависит от одного условия в трудовом договоре — разъездного характера работы. Если его нет или оно оформлено формально, автопарк рискует и в споре с водителем, и при налоговой проверке.

Разбираем, что такое разъездной характер работы водителя, чем он отличается от командировки, какие документы нужны, какие расходы работодатель обязан возмещать и как в 2026 году облагаются суточные.

Что такое разъездной характер работы

Определения разъездной работы в законе нет. Трудовой кодекс лишь упоминает её в нескольких статьях:

• ст. 57 ТК РФ — характер работы (подвижной, разъездной, в пути) указывается в трудовом договоре, если он определяет особенности условий труда;
• ч. 2 ст. 166 ТК РФ — служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются;
• ст. 168.1 ТК РФ — порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками таких работников.

На практике разъездной считается работа, при которой поездки — это сама суть трудовой функции, а не разовое поручение. Для водителя это типичная ситуация: экспедирование по городу и области, развоз продукции по торговым точкам, регулярные рейсы между филиалами, обслуживание объектов в разных районах.

Разъездная работа и работа в пути — не одно и то же

ТК РФ различает эти понятия. «Работа в пути» — это когда работник постоянно находится в движущемся транспорте и выполняет трудовую функцию прямо в нём (проводники, бригады поездов). Для водителя-дальнобойщика, который неделями находится в рейсе, иногда выбирают именно эту формулировку. Для большинства автопарков, где водитель ездит между точками и возвращается на базу, корректнее «разъездной характер». Главное — чтобы выбранная формулировка соответствовала реальной работе и одинаково звучала в договоре и локальном акте.

Разъездной характер или командировка: как отличить

Это ключевой вопрос, потому что от ответа зависят документы, гарантии и налоги.

Критерий	Разъездная работа	Командировка
Основание	Условие трудового договора + локальный акт	Приказ (распоряжение) работодателя на каждую поездку
Регулярность	Постоянно, это суть работы	Разовое служебное поручение на определённый срок
Оплата за время поездки	Обычная зарплата по графику	Сохраняется средний заработок
Расходы	По ст. 168.1 ТК РФ в порядке из локального акта	По ст. 168 ТК РФ: проезд, жильё, суточные
Документы	Путевые листы, маршрутные листы, чеки	Приказ, служебное задание (если предусмотрено), авансовый отчёт

Важный нюанс: разъездной характер не исключает командировок. Если водитель обычно работает в пределах региона, установленного в локальном акте, а его отправляют в другую область для разовой задачи, такую поездку логично оформить как командировку по общим правилам. Поэтому в положении о разъездной работе полезно описать территорию, в пределах которой поездки считаются разъездными, — например, «город Москва и Московская область» или «маршруты между филиалами компании».

Как оформить разъездной характер работы

Чтобы условие работало и в трудовых спорах, и в налоговом учёте, нужны три документа.

1. Условие в трудовом договоре

В договоре прямо указывается: «Работа носит разъездной характер». Без этого каждую поездку за пределы места постоянной работы формально придётся оформлять командировкой. Если водитель уже работает, а условия в договоре нет, его вносят дополнительным соглашением. Изменение определённых сторонами условий договора происходит по соглашению сторон или в порядке ст. 74 ТК РФ с уведомлением работника не менее чем за два месяца. Подробнее о том, что ещё обязательно включить в договор, — в статье о трудовом договоре с водителем.

2. Локальный акт с перечнем должностей

По ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Удобнее всего утвердить отдельное положение о разъездном характере работы. В нём стоит закрепить:

• перечень должностей: «водитель автомобиля», «водитель-экспедитор», «водитель автобуса» и т. д.;
• территорию, в пределах которой поездки считаются разъездными;
• виды возмещаемых расходов и их размеры;
• документы, которыми водитель подтверждает расходы, и сроки их сдачи;
• порядок выплаты суточных, если водитель не может вернуться домой в тот же день;
• надбавку за разъездной характер, если компания решила её платить.

Водителей знакомят с положением под подпись или через кадровый ЭДО. Минфин в разъяснениях подчёркивает: чтобы компенсации не облагались налогами, разъездной характер работы должен быть закреплён в локальном акте или в коллективном или трудовом договоре, а расходы — подтверждены документами.

3. Первичные документы о поездках

Сам факт разъездной работы подтверждается ежедневной документацией. Для водителя главный такой документ — путевой лист: в нём отражены маршрут, время выезда и возвращения, пробег. Дополнительно можно использовать маршрутные листы, заявки, данные ГЛОНАСС. Если путевые листы оформлены небрежно или отсутствуют, доказать, что выплаты были компенсацией, а не скрытой зарплатой, будет сложно. Наладить их оформление помогает сервис ведения путевых листов.

Какие расходы возмещаются водителю

Часть 1 ст. 168.1 ТК РФ называет четыре вида расходов, которые работодатель возмещает работнику с разъездным характером работы:

1. Расходы по проезду. Для водителя на служебном автомобиле это обычно платные дороги, паромы, иногда проезд обратно к месту работы общественным транспортом.
2. Расходы по найму жилого помещения — если водитель не может вернуться домой в тот же день.
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства — суточные или полевое довольствие.
4. Иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя. Для водителей сюда часто относят платные стоянки, мойку, мелкий ремонт в пути.

Топливо для служебного автомобиля к этим компенсациям обычно не относится — оно учитывается как расход организации по путевым листам и нормам расхода ГСМ. Если же водитель ездит на личной машине, применяется отдельная норма — ст. 188 ТК РФ, подробнее в материале о компенсации за личный автомобиль.

Надбавка за разъездной характер

Закон не обязывает платить отдельную надбавку за разъездной характер работы. Минтруд разъяснял, что работодатель вправе её установить и сам определяет размер — фиксированной суммой или процентом от оклада. Важно понимать разницу: надбавка — это часть заработной платы, она облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке. А компенсации по ст. 168.1 ТК РФ при соблюдении условий налогами не облагаются.

Налоги: суточные и компенсации в 2026 году

Долгое время необлагаемый лимит суточных при разъездной работе прямо в Налоговом кодексе не был установлен, и позиции разных ведомств расходились. Этот вопрос закрыл Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ. С 1 января 2024 года для суточных и полевого довольствия при разъездном характере работы действует тот же лимит, что для командировок: 700 рублей за каждый день работы (нахождения в пути) на территории России. В этих пределах суточные не облагаются ни НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (ст. 422 НК РФ). Сумма сверх лимита облагается на общих основаниях.

Возмещение документально подтверждённых расходов на проезд, жильё и иных расходов в рамках ст. 168.1 ТК РФ налогами не облагается, если порядок возмещения закреплён в локальном акте, а расходы подтверждены чеками и другими документами.

Для налога на прибыль такие компенсации учитываются в прочих расходах. На упрощённой системе вопрос исторически был спорным: Минфин в части писем возражал против учёта «разъездных» компенсаций, а суды нередко вставали на сторону компаний, приравнивая их к командировочным расходам. Если автопарк применяет УСН, порядок учёта стоит согласовать с бухгалтером по актуальной редакции ст. 346.16 НК РФ.

Рабочее время и медосмотры при разъездной работе

Время поездок при разъездном характере — это рабочее время. Для водителей его учёт определяется приказом Минтранса № 160, который действует с 1 сентября 2026 года: в рабочее время включаются управление автомобилем, стоянки и простои, предрейсовые и послерейсовые медосмотры и другие периоды. Когда маршруты нерегулярные и продолжительность смен «плавает», обычно вводят суммированный учёт — о нём подробно в статье о суммированном учёте рабочего времени водителей.

Разъездной характер не освобождает от обязательных медосмотров и предрейсового технического контроля. Водитель, который несколько дней работает вдали от базы, всё равно должен проходить предрейсовый осмотр — как это организовать, разобрано в материале о медосмотре водителя в командировке. Здесь помогают дистанционные медосмотры и договоры с клиниками в регионах.

Типичные ошибки автопарков

• Условие есть только в приказе о приёме. Характер работы должен быть указан в трудовом договоре — приказа недостаточно.
• Нет локального акта. Без перечня должностей и порядка возмещения компенсации сложно защитить от НДФЛ и взносов.
• Все поездки — «разъездные». Разовый рейс в другой регион за пределами описанной территории безопаснее оформить командировкой.
• Суточные «в конверте» или выше лимита без удержания НДФЛ. Превышение 700 рублей в день нужно облагать.
• Надбавку путают с компенсацией. Фиксированная ежемесячная доплата — это зарплата, а не возмещение расходов.
• Путевые листы не подтверждают маршрут. При проверке выплаты без первичных документов переквалифицируют в доход работника.

ЮСАВТО помогает автопаркам выстроить документооборот по водителям так, чтобы путевые листы, медосмотры и учёт рабочего времени подтверждали друг друга и выдерживали проверку.

Коротко о главном

• Разъездной характер работы указывается в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а перечень должностей и порядок компенсаций — в локальном акте (ст. 168.1 ТК РФ).
• Служебные поездки водителя с разъездным характером работы не являются командировками (ч. 2 ст. 166 ТК РФ), но разовые поездки за пределы обычной территории можно оформлять командировкой.
• Работодатель возмещает проезд, наём жилья, суточные и иные согласованные расходы; надбавка за разъездной характер не обязательна и облагается как зарплата.
• С 2024 года суточные при разъездной работе не облагаются НДФЛ и взносами в пределах 700 рублей в день по России.
• Главное подтверждение разъездной работы водителя — правильно оформленные путевые листы.