Путевые листы

Когда необходимо оформлять путевые листы

Путевые листы играют ключевую роль в организации транспортных процессов внутри компании. Они служат основным инструментом для учета передвижения как служебных автомобилей, так и личного транспорта сотрудников. Ведение путевых листов позволяет четко отслеживать процесс эксплуатации автомобилей компании, что особенно важно для контроля за расходами на топливо и оптимизации логистики. Кроме того, создание путевого листа необходимо для документального подтверждения целей поездок.

Также путевой лист для водителя может использоваться в качестве первичных документов для бухгалтерского учета. С их помощью компании могут обоснованно учитывать расходы на эксплуатацию автотранспорта, заработную плату водителей и компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях. Это делает процесс отчетности более прозрачным и структурированным.

С введением новых правил заполнения и переходом на электронные форматы, важно следить за актуальными требованиями к реквизитам путевых листов. Это не только упростит процесс учета, но и позволит минимизировать ошибки. В конечном счете, путевой лист — это не просто бумага, а важный элемент в системе управления транспортом компании.

Электронные путевые листы

Это современное решение для организаций, которые стремятся оптимизировать учет и контроль за использованием транспортных средств. С введением приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 с 1 марта 2023 года, компании получили нормативные рамки для оформления ЭПЛ в цифровом формате. По новым правилам, формат ЭПЛ установлен приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который будет действовать до 1 марта 2029 года.

Оформление электронного путевого листа включает в себя обязательное указание таких сведений: 

• о рейсе (пункт отправления и назначения, а также промежуточные локации);
• результаты медосмотров;
• данные одометра при выезде и заезде транспорта на парковку. 

Электронное заполнение путевого листа не только упрощает процесс логистики, но и предоставляет дополнительный уровень безопасности и контроля, а также повышает степень прозрачности ответственности в использовании автопарка.

Нужно ли вести журнал учета путевых листов

С 1 марта 2023 года обязанности по ведению журнала путевых листов для компаний и индивидуальных предпринимателей больше нет. Это означает, что теперь организации могут самостоятельно определять целесообразность введения данного учетного документа. 

Несмотря на отсутствие строгих законодательных правил, ведение журнала путевых листов в электронном виде или бумажном по-прежнему может быть полезным для систематизации информации и контроля над передвижением автотранспорта. 

Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств можно вести как в электронном, так и в бумажном формате. Для ведения электронных журналов часто используется программа для путевых листов. Такой документ обязательно заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Конкретная форма его заполнения законом определена законом, а именно п. 17 приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368. При ведении унифицированного журнала используется форма №8. Однако предприниматели вправе разрабатывать индивидуальные шаблоны журналов выдачи путевых листов. Это означает, что в него можно добавить необходимые для компании реквизиты или поля.