Путевой лист для курьера на личном авто в 2026 году

Доставка на личных машинах курьеров — обычная схема для интернет-магазинов, аптек, ресторанов и небольших логистических компаний. Бизнес не покупает автопарк, курьер получает доплату за машину, все довольны. Пока не возникает вопрос: нужен ли курьеру путевой лист, кто должен его оформлять и не придётся ли каждое утро водить человека на медосмотр?

Короткий ответ — зависит от того, кто эксплуатирует автомобиль с юридической точки зрения. Ниже разберём четыре типичные схемы: курьер в штате с компенсацией, аренда машины у курьера, курьер-ИП и самозанятый, — и что в каждой из них нужно оформлять.

Откуда берётся обязанность оформлять путевой лист

Базовое правило — статья 6 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон № 259-ФЗ): перевозки грузов, пассажиров и багажа автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без путевого листа запрещены. Реквизиты и порядок заполнения установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, и он адресован юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, которые используют транспортные средства.

Путевой лист оформляет собственник или иной законный владелец машины, который выпускает её в рейс. Именно он отвечает за то, чтобы водитель прошёл медосмотр, а автомобиль — техконтроль (когда он обязателен). Отсюда главный вывод: если компания машиной не владеет и не пользуется ею на законном основании, у неё нет и обязанности выписывать на неё путевой лист по Уставу.

Схема 1. Курьер в штате, машина его, компания платит компенсацию

Самый распространённый вариант. Курьер работает по трудовому договору, ездит на своём автомобиле, а работодатель по статье 188 ТК РФ выплачивает ему компенсацию за использование и износ машины и возмещает расходы — обычно на топливо.

Путевой лист

В этой схеме автомобиль остаётся у работника, компания его не эксплуатирует. Поэтому оформлять путевой лист по правилам приказа № 390 организация не обязана. Это подтверждает и логика самого приказа: путевой лист связан с владельцем, который выпускает машину на линию, а здесь компания ничего никуда не выпускает.

Но учёт поездок всё равно нужен

Отсутствие обязанности по Уставу не означает, что документы не нужны вовсе. Компенсация освобождается от НДФЛ и страховых взносов только тогда, когда она подтверждена документами: письменное соглашение о размере выплаты, копия СТС или ПТС на машину работника и документы, которые показывают, что автомобиль действительно использовался в интересах работодателя. Без последнего звена инспекция может признать выплату обычным доходом курьера.

Подтверждать поездки можно в любой удобной форме: маршрутный лист, ежедневный отчёт о доставках, выгрузка из курьерского приложения или трекинга. Многие компании используют для этого упрощённый «путевой лист» собственной формы — без отметок медработника и механика, с маршрутом, пробегом и списком адресов. Это нормально: такой документ работает как первичка для учёта расходов, а не как путевой лист по Уставу. Подробно про суммы, нормы для налога на прибыль и налоги — в статье о компенсации за использование личного автомобиля.

Если компания отдельно возмещает бензин, удобно заранее утвердить норму расхода для машины курьера — по методике Минтранса или по контрольному замеру. Как посчитать норматив, мы разбирали в материале о нормах расхода топлива по АМ-23-р.

Медосмотр

Здесь позиции расходятся. Роструд в письме от 21.03.2025 № ПГ/04365-6-1 указал, что для работников в должности курьера обязательные предрейсовые медосмотры законом не предусмотрены: по статье 23 закона № 196-ФЗ они обязательны для водителей, а трудовая функция курьера — доставка, а не управление транспортом. В другом письме, от 02.11.2023 № ПГ/22827-6-1, Роструд квалифицировал ежемесячную компенсацию курьеру за личный автомобиль как возмещение расходов, а не часть зарплаты.

При этом на местах трудовые инспекторы нередко считают, что работник, который весь день управляет автомобилем по заданию работодателя, фактически выполняет функции водителя. Встречается и судебная практика с таким подходом. Поэтому риск зависит от того, как оформлены отношения:

• если в трудовом договоре и должностной инструкции курьера прописано управление автомобилем как часть работы — безопаснее считать его водителем со всеми последствиями (предварительный и периодический медосмотры, а при выпуске в рейс — предрейсовый);
• если курьер сам выбирает, как добираться, а машина — его личное решение, позиция работодателя заметно сильнее;
• название должности «курьер» само по себе не защищает, если по факту человек работает водителем-экспедитором.

Схема 2. Компания арендует машину у курьера

Иногда вместо компенсации заключают договор аренды автомобиля без экипажа: курьер сдаёт машину компании, получает арендную плату, а топливо и ремонт оплачивает арендатор. Это выгодно для налога на прибыль — арендная плата и ГСМ учитываются в расходах без норм, которые действуют для компенсации.

Но вместе с арендой компания становится законным владельцем машины на время договора — и получает все обязанности эксплуатанта:

• оформлять путевой лист по приказу № 390 на каждый выезд (или на период, если он оформляется на несколько дней);
• организовать предрейсовый и послерейсовый медосмотр курьера как водителя;
• проводить предрейсовый техконтроль, если перевозки выполняются по договорам с клиентами (например, компания оказывает услуги доставки). Если курьер на легковой машине развозит собственный товар или документы компании, техконтроль по приказу Минтранса № 9 для легкового автомобиля не обязателен;
• хранить путевые листы и вести их учёт.

Многие выбирают аренду ради налоговой экономии и не замечают, что взяли на себя ежедневные медосмотры по каждому курьеру. Перед подписанием договора стоит посчитать обе стороны. Подробно разницу схем мы описали в статье о путевом листе при аренде автомобиля.

Схема 3. Курьер — индивидуальный предприниматель

Если курьер работает как ИП и оказывает компании услуги доставки на своём автомобиле, эксплуатантом машины является он сам. Значит, путевой лист оформляет предприниматель — указывая себя и как владельца, и как водителя. Медосмотр перед рейсом ему тоже нужен: отсутствие наёмных работников от этой обязанности не освобождает, а провести осмотр самому себе ИП не может — заключает договор с медицинской организацией или использует дистанционный медосмотр.

Поскольку ИП перевозит грузы по договору с заказчиком, предрейсовый техконтроль для него тоже обязателен. Подробнее — в статье о путевом листе для ИП на легковом автомобиле. Компании-заказчику стоит хотя бы выборочно запрашивать у такого подрядчика копии путевых листов: это снижает риск претензий, если с машиной что-то случится во время доставки.

Схема 4. Курьер-самозанятый без статуса ИП

Самозанятый курьер, зарегистрированный как плательщик налога на профессиональный доход без статуса ИП, — физическое лицо. Приказ № 390 прямо адресован юрлицам и предпринимателям, поэтому формально под его требования такой курьер не подпадает. Для такси есть отдельный закон, который регулирует самозанятых водителей, но к доставке грузов он не относится.

Главный риск этой схемы — не путевой лист, а переквалификация отношений в трудовые. Если самозанятый работает по графику, получает задания от одного заказчика, подчиняется его внутренним правилам и использует фирменную форму, налоговая и трудовая инспекция могут признать его работником. Тогда компании доначислят НДФЛ и взносы, а все вопросы из схемы 1 — компенсация, учёт поездок, медосмотр — возникнут задним числом.

Какие штрафы возможны

Санкции зависят от схемы. Водителю, у которого при проверке нет путевого листа, когда он обязателен, грозит предупреждение или штраф 500 рублей по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Организации и должностному лицу, которые выпустили машину на линию без предрейсового медосмотра или техконтроля, — штрафы по ст. 12.31.1 КоАП РФ; индивидуальные предприниматели по этой статье отвечают как юридические лица. Подробно суммы и случаи — в статье о штрафе за отсутствие путевого листа.

Для схемы с компенсацией главный риск не административный, а налоговый: если поездки не подтверждены, компенсацию могут признать доходом курьера и доначислить НДФЛ, взносы, пени и штраф.

Как выбрать схему: практический чек-лист

1. Посчитайте, сколько курьер реально ездит. Если машина нужна пару раз в неделю — компенсация с простым учётом поездок проще всего.
2. Определите, кто водитель по документам. Проверьте трудовой договор и должностную инструкцию курьера: если там прописано управление автомобилем, готовьтесь к медосмотрам.
3. Сравните налоговую выгоду аренды с затратами на медосмотры и путевые листы. Для 2–3 курьеров ежедневные осмотры могут стоить дороже, чем экономия на налоге.
4. Закрепите порядок учёта поездок — форму маршрутного листа или отчёта, сроки сдачи, ответственного в бухгалтерии.
5. С подрядчиками-ИП пропишите в договоре, что медосмотр и путевые листы — их обязанность, и запрашивайте подтверждения.

Если компания выбрала аренду и своих медработников нет, путевые листы и медосмотры можно передать на аутсорс. ЮСАВТО оформляет путевые листы и проводит медосмотры водителей легковых автомобилей, в том числе для курьеров на арендованных машинах.

Коротко о главном

• Путевой лист по Уставу оформляет тот, кто эксплуатирует машину. Если курьер ездит на своей машине и получает компенсацию по ст. 188 ТК, компания путевой лист по приказу № 390 оформлять не обязана.
• Учёт поездок при компенсации всё равно нужен — без него выплату могут обложить НДФЛ и взносами. Форма свободная: маршрутный лист, отчёт, выгрузка из приложения.
• Роструд в 2025 году указал, что для курьеров предрейсовый медосмотр не обязателен, но если управление машиной прописано в трудовой функции, риск остаётся.
• При аренде машины у курьера компания становится эксплуатантом: путевые листы, медосмотры и, при доставке по договорам с клиентами, техконтроль.
• Курьер-ИП оформляет путевой лист и проходит медосмотр сам; у самозанятого главный риск — переквалификация в трудовые отношения.