Путевой лист при аренде автомобиля: кто оформляет

Аренда — один из самых распространённых способов получить машины для бизнеса без покупки: грузовик у другой компании на сезон, легковой автомобиль у директора или сотрудника, автобус с водителем под разовый заказ. И почти в каждом таком случае возникает один и тот же вопрос: кто теперь оформляет путевой лист, кто проводит медосмотр водителя и кто выпускает машину на линию — собственник или тот, кто взял её в аренду?

Ответ зависит от вида договора. Ниже разберём, как оформляется путевой лист при аренде автомобиля с экипажем и без него, что писать в графе о владельце, когда путевой лист не нужен вовсе и какие ошибки чаще всего приводят к штрафам.

Почему вопрос вообще возникает

Обязанность оформлять путевой лист установлена ст. 6 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон № 259-ФЗ): перевозки пассажиров, багажа и грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без путевого листа запрещены. Обязательные реквизиты и порядок заполнения утверждены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Путевой лист оформляют юридические лица и ИП, которые используют транспортные средства — на праве собственности или на ином законном основании. Договор аренды как раз и есть такое «иное законное основание». Ключевое слово — использует: путевой лист оформляет не тот, на кого машина зарегистрирована, а тот, кто фактически её эксплуатирует.

Гражданский кодекс различает два вида аренды транспортного средства, и именно от этого зависит, кто эксплуатант.

Аренда без экипажа: путевой лист оформляет арендатор

По договору аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ) арендодатель передаёт только машину. Управляет ею и обслуживает её арендатор — своими силами и за свой счёт. Значит, на время аренды именно арендатор использует автомобиль и именно он:

• оформляет путевые листы;
• организует предрейсовый и послерейсовый медосмотр своих водителей;
• проводит предрейсовый контроль технического состояния перед выпуском на линию;
• отвечает за отметки в путевом листе и несёт ответственность за нарушения.

В путевом листе в сведениях о собственнике (владельце) транспортного средства арендатор указывает себя — как владельца на основании договора аренды. Собственник-арендодатель в этой ситуации путевые листы не оформляет и оформлять не должен: машину он не эксплуатирует.

Типичная ошибка — когда арендатор считает, что «машина не наша», и работает без путевых листов, а арендодатель тоже их не выписывает, потому что «машина не у нас». В итоге при проверке документов нет ни у кого, а отвечать будет тот, кто фактически вёз груз или людей, — арендатор.

Аренда с экипажем: путевой лист оформляет арендодатель

По договору аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ) арендодатель предоставляет машину вместе с услугами по управлению и технической эксплуатации. Водитель остаётся работником арендодателя, техническое состояние автомобиля поддерживает тоже он.

Минфин России в письме от 12.04.2023 № 02-07-05/32901 со ссылкой на ст. 6 Устава автомобильного транспорта указал: при аренде с экипажем путевой лист оформляет арендодатель. Это логично: только арендодатель может обеспечить медосмотр своего водителя и техконтроль своего автомобиля.

Арендатору при этом нужно позаботиться о подтверждении расходов. Путевой лист остаётся у арендодателя, поэтому в договоре стоит предусмотреть, что вместе с актом за период он передаёт копии путевых листов или реестр рейсов с маршрутами и пробегом. Без этого налоговая может усомниться в реальности расходов на аренду, особенно если арендатор учитывает и топливо.

Как отличить один договор от другого

Название договора не решает. Если по договору «аренды с экипажем» водитель на самом деле работает в штате арендатора, а ремонт и ТО оплачивает арендатор, это фактически аренда без экипажа — и путевые листы, медосмотры и техконтроль должен обеспечивать арендатор. Проверяющие смотрят на суть отношений, а не на заголовок документа.

Автомобиль директора или сотрудника

Самый частый случай в малом бизнесе — машина принадлежит директору или сотруднику, а ездит он по делам компании. Здесь возможны два варианта оформления, и последствия у них разные.

• Компенсация за использование личного автомобиля (ст. 188 ТК РФ). Сотрудник использует свою машину, компания выплачивает компенсацию по соглашению. Организация автомобиль не эксплуатирует, поэтому путевые листы по Уставу оформлять не обязана. Для подтверждения расходов на топливо компании обычно всё равно ведут учёт поездок — в любой удобной форме.
• Договор аренды с сотрудником. Если компания арендует машину у сотрудника без экипажа, она становится владельцем на время аренды — и на неё распространяются все обязанности эксплуатанта: путевые листы, медосмотр, техконтроль перед выездом.

Многие выбирают аренду ради учёта расходов на налог на прибыль, не замечая, что вместе с ней берут на себя полный комплекс требований к безопасности перевозок. Перед подписанием такого договора стоит сопоставить выгоду и затраты на ежедневный медосмотр и техконтроль. Подробнее о том, кто внутри компании отвечает за путевой лист, — в статье об ответственности директора за путевой лист.

Водитель арендует автомобиль сам

Особый случай — когда водитель берёт машину в аренду и работает на ней сам как ИП или, в такси, как самозанятый перевозчик. Тогда он и есть эксплуатант: обязанности по путевому листу, медосмотру и техническому контролю ложатся на него, а не на компанию, сдавшую автомобиль. Закон о такси требует, чтобы такие перевозчики проходили медосмотр и техконтроль; самостоятельно водитель их провести не может, поэтому заключает договор с медицинской организацией и с организацией, проводящей техконтроль.

Для арендодателя-таксопарка важно правильно прописать в договоре, кто обеспечивает эти процедуры, — иначе при проверке вопросы возникнут к обеим сторонам.

Что указать в путевом листе

Реквизиты при аренде не меняются: применяются те же требования приказа Минтранса № 390. Ключевые моменты, на которых ошибаются:

• Сведения о собственнике (владельце). Указывается эксплуатант: при аренде без экипажа — арендатор, при аренде с экипажем — арендодатель.
• Данные о водителе. Водитель должен быть связан с тем, кто оформил путевой лист: работник по трудовому договору или лицо, с которым заключён договор.
• Отметки о медосмотре и техконтроле. Их ставит медработник и контролёр технического состояния, привлечённые тем, кто оформил путевой лист.
• Период действия. Путевой лист оформляется на один рейс или на период, если рейс длится более одного дня (смены), — общие правила для аренды не меняются.

Если машин в аренде много, их удобнее вести в электронном виде: электронный путевой лист снимает проблему с передачей бумажных бланков между арендатором и арендодателем и даёт обеим сторонам единый источник данных. О том, кому он уже обязателен, — в статье об электронном путевом листе в 2026 году.

Какие штрафы грозят

Ответственность лежит на эксплуатанте — то есть на той стороне договора, которая должна была оформить путевой лист:

• водитель без путевого листа при себе — ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ: предупреждение или штраф 500 рублей;
• выпуск на линию без предрейсового медосмотра или без предрейсового контроля технического состояния — ст. 12.31.1 КоАП РФ: штрафы для должностного лица и организации, причём ИП отвечают как юридические лица;
• непризнание расходов налоговой — если путевых листов нет, расходы на топливо и аренду сложно подтвердить.

Проверять путевой лист у арендованной машины вправе те же органы, что и у собственной, — список приведён в статье о том, кто может проверить путевой лист.

Как организовать работу с арендованными машинами

1. Определите вид договора по сути, а не по названию: кто нанимает водителя и кто обслуживает машину.
2. Пропишите в договоре, кто оформляет путевые листы, кто обеспечивает медосмотр и техконтроль и в какие сроки передаются копии документов второй стороне.
3. Для аренды без экипажа — включите арендованные машины в общий процесс выпуска на линию наравне с собственными.
4. Для аренды с экипажем — запрашивайте у арендодателя реестр рейсов с пробегом для бухгалтерии.
5. Если машина арендована у сотрудника — оцените, не проще ли перейти на компенсацию за личный автомобиль.

Если своих медработников и механиков для арендованного транспорта нет, путевые листы, медосмотры и предрейсовый техконтроль можно передать на аутсорс — ЮСАВТО оформляет путевые листы и проводит медосмотры водителей для автопарков, в том числе для машин, взятых в аренду.

Коротко о главном

• Путевой лист оформляет тот, кто фактически использует автомобиль, а не тот, на кого он зарегистрирован.
• Аренда без экипажа — путевой лист, медосмотр и техконтроль обеспечивает арендатор и указывает себя владельцем в путевом листе.
• Аренда с экипажем — путевой лист оформляет арендодатель (письмо Минфина от 12.04.2023 № 02-07-05/32901), арендатору нужны копии или реестр рейсов для учёта.
• Личный автомобиль сотрудника с компенсацией по ст. 188 ТК РФ путевых листов по Уставу не требует, а аренда такой машины — требует.
• Вид договора определяется по сути отношений, а не по названию: проверяющие смотрят, кто нанимает водителя и обслуживает машину.