Журнал регистрации путевых листов в 2026 году: нужен ли он

Бухгалтеры и диспетчеры автопарков до сих пор по инерции заводят журнал регистрации путевых листов и требуют от водителей расписываться в нём при получении и сдаче бланка — так делали десятилетиями, и в 2026 году привычка никуда не делась. Но с 1 марта 2023 года ведение этого журнала перестало быть обязанностью по закону, и многие компании об этом просто не знают. Разбираемся, что изменилось, зачем журнал всё-таки может пригодиться и как его правильно вести, если решили не отказываться от привычки.

Обязателен ли журнал регистрации путевых листов в 2026 году

Нет, не обязателен. Действующий порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 — он действует с 1 марта 2023 года и рассчитан до 1 марта 2029 года. В отличие от предыдущих правил, этот приказ не содержит требования регистрировать выданные и возвращённые путевые листы в отдельном журнале. Формально организация вправе вообще не заводить такой документ, и никакой проверяющий орган не вправе требовать его предъявления как обязательного.

Важно не путать журнал регистрации путевых листов с журналом инструктажей по безопасности дорожного движения или журналом регистрации медицинских осмотров водителей — эти документы регулируются отдельными нормами и своей обязательности не теряли.

Откуда взялась путаница: как менялись правила

Требование вести журнал появилось не вчера, поэтому привычка укоренилась глубоко:

• В 1997 году Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 была утверждена типовая межотраслевая форма № 8 (ОКУД 0345008) — собственно журнал учёта движения путевых листов.
• Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 прямо обязывал владельцев транспортных средств регистрировать заполненные путевые листы в журнале и хранить записи не менее пяти лет.
• С 2013 года Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешил компаниям не применять унифицированные формы первичных документов, но конкретно обязанность вести журнал путевых листов это не отменило — она оставалась в отраслевых правилах Минтранса.
• Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368, действовавший до 1 марта 2023 года, всё ещё требовал регистрации листов.
• Действующий приказ № 390 от 28.09.2022 такого требования уже не содержит — именно эта редакция и отменила обязательность журнала.

Итог: с 1 марта 2023 года форма № 8 и любой её аналог — это добровольный внутренний документ, а не обязательная отчётность перед контролирующими органами.

Зачем вести журнал, если это необязательно

Отказ от обязанности не означает, что журнал бесполезен. На практике он закрывает несколько задач, которые сам по себе путевой лист решает хуже.

Подтверждение расходов на топливо и зарплату

Путевой лист — первичный документ, обосновывающий списание ГСМ и расчёт сдельной оплаты водителям, но именно журнал даёт сквозную картину: сколько листов выдано за месяц, кому, на какую машину и все ли они возвращены. Это особенно полезно при организации учёта ГСМ в компаниях с большим автопарком, где сверять расход топлива по разрозненным бланкам вручную неудобно.

Аргумент в налоговых и трудовых спорах

Если налоговая ставит под сомнение реальность рейсов или расходы на топливо, а трудовая инспекция или суд разбирают спор о переработках водителя, журнал с датами выдачи и возврата листов — дополнительное доказательство, что документооборот велся системно, а не задним числом. Сам по себе он не заменяет путевой лист как первичный документ, но подкрепляет его.

Внутренний контроль за движением бланков

Без журнала сложно быстро ответить на вопрос «сколько путевых листов сейчас на руках у водителей и не потерян ли какой-то из них». Компании, где путевые листы всё ещё оформляются на бумаге, журнал использует как рабочий инструмент диспетчера, а не как формальную обязанность.

Что грозит компании, если журнала нет

Прямого штрафа за отсутствие журнала регистрации путевых листов не существует — он не входит в перечень обязательных документов, и инспектор ГИБДД, МАДИ или трудовая инспекция не может выписать предписание именно за его отсутствие. Риски возникают не из-за самого журнала, а из-за того, что он мог бы прикрывать: ошибки в оформлении путевых листов, отсутствие нужных реквизитов, просроченный предрейсовый контроль — всё это уже наказывается отдельно и подробно разобрано в статье про штрафы ГИБДД для юридических лиц в 2026 году. Иными словами, журнал не спасёт от штрафа за неправильно заполненный путевой лист, но без него сложнее доказать системность учёта, если дело дойдёт до спора.

Как вести журнал: форма и обязательные графы

Раз унифицированной обязательной формы больше нет, компания вправе разработать собственный бланк — за основу обычно берут привычную форму № 8 и упрощают её под себя. Минимальный набор граф, который сохраняет практический смысл документа:

• порядковый номер записи и номер путевого листа;
• дата и время выдачи листа;
• Ф. И. О. и должность водителя;
• государственный регистрационный номер транспортного средства;
• срок действия путевого листа;
• дата и время фактического возврата;
• подпись водителя и подпись лица, выдавшего и принявшего лист.

Форму журнала, порядок его ведения и ответственное лицо имеет смысл закрепить локальным актом — приказом руководителя или положением о документообороте, — чтобы при проверке было понятно, что это не хаотичная самодеятельность, а часть внутренней системы учёта. Такой же принцип действует и в целом при заполнении путевых листов — единообразие и закреплённый порядок снимают большинство вопросов при проверках.

Нужен ли журнал при переходе на электронные путевые листы

Компании, которые в 2026 году уже перешли на электронный путевой лист и работают через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), фактически получают журнал «бесплатно»: система сама присваивает каждому документу уникальный номер, фиксирует время формирования, подписания и статус путевого листа, и эта история доступна в личном кабинете в любой момент. Заводить отдельный бумажный или Excel-журнал параллельно с ЭПЛ смысла нет — это дублирование уже автоматизированного учёта. А вот пока часть или весь парк ещё работает на бумажных бланках, журнал остаётся полезным переходным инструментом.

Кто отвечает за ведение журнала

Раз обязанности по закону нет, нет и формально закреплённого ответственного лица — компания назначает его сама. На практике журнал обычно ведёт диспетчер или сотрудник, который выдаёт путевые листы водителям, а общий контроль за документооборотом путевых листов нередко возлагают на того же ответственного за безопасность дорожного движения, если такая должность в компании введена. Дублировать эту работу отдельным приказом не обязательно — достаточно одной строкой прописать её в должностной инструкции или положении о документообороте.

Сколько хранить журнал

Если компания решила вести журнал, срок его хранения определяется Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: путевые листы и связанные с ними учётные журналы хранятся не менее 5 лет. Для некоторых категорий организаций (например, если журнал — единственное подтверждение вредных или тяжёлых условий труда водителя) срок хранения может увеличиваться до 50 лет — этот нюанс стоит уточнять по действующей редакции Перечня, а не полагаться на общее правило «пяти лет» во всех случаях без исключения.

Наладить документооборот по путевым листам — от формы журнала до перехода на электронный формат — специалисты ЮСАВТО помогают компаниям с автопарком любого размера, чтобы учёт был не формальностью для проверяющих, а рабочим инструментом.

Коротко о главном

• С 1 марта 2023 года журнал регистрации путевых листов не обязателен — приказ Минтранса № 390 такого требования не содержит.
• До этой даты обязанность действовала по приказам Минтранса № 152 (с 2008 года) и № 368 (с 2020 года).
• Вести журнал добровольно есть смысл: он помогает подтвердить расходы на ГСМ и зарплату, служит аргументом в спорах и упрощает внутренний контроль за бланками.
• Прямого штрафа за отсутствие журнала нет, но это не защищает от штрафов за ошибки в самих путевых листах.
• При работе с бумажными бланками стоит закрепить форму журнала и ответственного локальным актом; при переходе на электронные путевые листы отдельный журнал не нужен — его функцию выполняет ГИС ЭПД.
• Если журнал ведётся, срок хранения записей — не менее 5 лет по Перечню Росархива № 236.