Журнал предрейсовых медосмотров в 2026 году: как вести

Отметка медика в путевом листе — то, что видит инспектор на дороге. Но при проверке самого автопарка Ространснадзор или прокуратура смотрят глубже: открывают журнал предрейсовых медосмотров и сверяют его с путевыми листами. Если в путевом листе стоит «прошёл, допущен», а в журнале записи за этот день нет — или запись есть, но без подписи водителя, — это уже нарушение порядка осмотров, даже если сам осмотр реально проводился.

Разбираем, как в 2026 году вести журнал предрейсовых медосмотров по приказу Минздрава № 266н: какие графы обязательны, чем бумажный журнал отличается от электронного, какие формулировки использовать, сколько хранить журнал и кто за него отвечает.

Какой документ регулирует журнал

Порядок предрейсовых, послерейсовых, предсменных и послесменных медосмотров утверждён приказом Минздрава от 30.05.2023 № 266н. Он действует с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года и заменил старый приказ № 835н. Требования к журналу собраны в пунктах 20–23 Порядка.

Отдельной утверждённой формы журнала в приказе нет — есть перечень сведений, которые в нём должны быть. Поэтому журнал можно заказать в типографии, распечатать по своему шаблону или вести в электронной системе: главное, чтобы все обязательные графы присутствовали. Журналы, купленные ещё под приказ № 835н, использовать можно, если в них есть все графы из п. 21 нового порядка. Проблема обычно в одной: в старых бланках часто нет графы для даты рождения.

Сама обязанность проводить предрейсовые осмотры водителей для организаций и ИП, которые эксплуатируют транспорт, следует из статей 20 и 23 закона № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Кому и когда нужен предрейсовый, а кому послерейсовый осмотр, мы разбирали в статье о разнице между предрейсовым и послерейсовым медосмотром.

Обязательные графы журнала по п. 21

В журнал вносятся следующие сведения об осматриваемом:

1. дата и время проведения осмотра;
2. фамилия, имя, отчество (при наличии);
3. пол;
4. дата рождения;
5. результаты исследований, проведённых в рамках осмотра;
6. заключение по итогам осмотра;
7. подпись медицинского работника с расшифровкой;
8. подпись осматриваемого.

Что входит в «результаты исследований»: сбор жалоб и визуальный осмотр, термометрия, артериальное давление и пульс, количественное определение алкоголя в выдыхаемом воздухе, а при наличии признаков опьянения и отрицательном результате на алкоголь — тест на психоактивные вещества в моче. Удобно, когда под каждый показатель в журнале отдельная колонка: давление, пульс, температура, результат алкотестера. Тогда запись читается однозначно, а при проверке не возникает вопросов, проводилось ли конкретное исследование.

Если давление или пульс отклоняются от нормы, Порядок допускает повторные измерения — не более двух раз с интервалом 5–10 минут. Повторные значения тоже стоит фиксировать в журнале: так видно, на основании каких цифр медработник принял решение.

Как формулировать заключение

Для предрейсового осмотра Порядок предусматривает два варианта записи:

• «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
• «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен» — с указанием выявленных признаков (например, признаки опьянения, остаточные явления, отклонения по давлению).

Заключение выносится только тогда, когда осмотр проведён в полном объёме. Если водитель, например, отказался дуть в алкотестер, заключение о допуске сделать нельзя. О том, как действовать в такой ситуации и как это оформлять, — в статье об отказе от предрейсового медосмотра.

Если выявлены признаки, препятствующие работе, медработник дополнительно выдаёт справку с порядковым номером, датой, временем и предварительным диагнозом. Справки учитываются отдельно. Для работодателя важно, что запись «не допущен» в журнале — это основание не выпускать водителя на линию и отстранить его от работы.

Бумажный журнал: требования к оформлению

Бумажный журнал подписывает медработник. Страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью медицинской организации (при её наличии). Если осмотры проводит медработник по договору с клиникой, печать ставит клиника; если штатный медик организации, у которой есть медицинская лицензия, — сама организация.

Типичные ошибки, которые находят при проверках:

• журнал не прошнурован или страницы вклеены позже — у проверяющего сразу появляется вопрос, не дописывали ли записи задним числом;
• нет подписи водителя — водитель «торопится», медик расписывается за обоих или оставляет графу пустой;
• время осмотра не указано или стоит одно и то же у десяти водителей подряд — физически осмотреть десять человек за одну минуту невозможно;
• время осмотра в журнале не совпадает со временем в путевом листе или оказывается позже времени выезда;
• исправления замазаны корректором, а не зачёркнуты с пометкой «исправлено» и подписью.

Последний пункт особенно важен при ДТП: журнал запрашивают следователь и страховая, и любые сомнения в достоверности записей играют против компании.

Электронный журнал

Журнал можно вести в электронной форме. Требования:

• каждая запись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью медицинского работника;
• осматриваемый подписывает запись простой электронной подписью, если иное не предусмотрено документацией производителя медицинского изделия (например, программно-аппаратного комплекса для дистанционного осмотра);
• при ведении журнала соблюдаются требования законодательства о персональных данных — в журнале есть ФИО, дата рождения и медицинские показатели.

Электронный журнал удобен там, где используется электронный путевой лист: отметка о медосмотре в ЭПЛ и запись в журнале формируются из одних данных и не расходятся по времени. При дистанционном медосмотре журнал, по сути, всегда электронный — его ведёт медорганизация, а работодатель по запросу получает выписку, подписанную квалифицированной ЭП. Кроме того, при осмотрах с использованием медицинских изделий работодатель хранит данные измерений и результаты осмотров не менее 30 календарных дней. Подробнее про такой формат — в статье о дистанционном медосмотре водителей.

Связь журнала и путевого листа

Журнал и отметка в путевом листе — два разных документа, и нужны оба. В путевом листе медработник ставит дату, время и результат осмотра, свою подпись и ФИО, а при работе по договору — наименование медорганизации. В журнале — полная запись с показателями.

При проверке их сверяют построчно: каждому путевому листу с отметкой о предрейсовом осмотре должна соответствовать запись в журнале за ту же дату и примерно то же время. Если путевых листов за месяц 600, а записей в журнале 450, вопрос «а где ещё 150 осмотров» будет задан первым. Поэтому путевые листы и журнал медосмотров удобно сверять между собой ежемесячно самим, не дожидаясь проверки. Учёт выданных путевых листов ведётся в отдельном журнале — о нём в статье о журнале регистрации путевых листов.

Кто ведёт и хранит журнал

Записи в журнал вносит медицинский работник, который проводит осмотр, — штатный медик организации с медицинской лицензией или работник медорганизации по договору. Работодатель отвечает за то, чтобы осмотры вообще были организованы, а журнал существовал и был доступен при проверке.

Если осмотры проводит сторонняя клиника, заранее пропишите в договоре, где физически хранится журнал, как работодатель получает к нему доступ или выписки и что происходит с журналами при расторжении договора. Иначе может оказаться, что через два года после смены подрядчика журналы за прошлый период найти невозможно.

Срок хранения журнала приказ № 266н напрямую не устанавливает. На практике автопарки и медорганизации ориентируются на срок не менее 5 лет — так же, как для путевых листов. Подробно о логике сроков хранения транспортных документов — в статье о сроке хранения путевых листов. Если в организации есть утверждённая номенклатура дел, журналы медосмотров стоит включить в неё отдельной позицией с выбранным сроком.

Штрафы за нарушения

За ошибки в журнале и в организации осмотров могут наказать по нескольким статьям КоАП РФ:

• ст. 11.32 — нарушение установленного порядка проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров (сюда относятся и нарушения требований к журналу): для должностных лиц — от 2 000 до 3 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; ИП отвечают как юрлица;
• ч. 2 ст. 12.31.1 — выпуск на линию без предрейсового медосмотра: 5 000 рублей для должностного лица и 30 000 рублей для юрлица за каждый случай;
• ст. 12.32 — допуск к управлению водителя в состоянии опьянения: 20 000 рублей для должностного лица и 100 000 рублей для юрлица.

Журнал в этой схеме — главное доказательство. Если записи есть, полные и подписаны, компания может показать, что осмотр проводился и водитель был допущен законно. Если журнала нет или записи неполные, доказать это практически невозможно, даже если отметки в путевых листах стоят.

Как упростить ведение журнала

• Используйте журнал с отдельными колонками под каждый показатель — это быстрее для медика и понятнее для проверяющего.
• Не держите в работе несколько журналов параллельно без нужды: если точек выпуска несколько, у каждой свой журнал, но внутри одной точки — один.
• Проверяйте журнал раз в месяц: нет ли пустых граф, совпадает ли число записей с числом путевых листов.
• При переходе на электронный путевой лист переводите и журнал в электронный вид — так исчезает целый класс ошибок с расхождением времени.

Если своего медпункта нет, проще передать осмотры подрядчику целиком. ЮСАВТО проводит предрейсовые и послерейсовые медосмотры водителей по приказу № 266н: записи в журнале, отметка в путевом листе и хранение документов — на стороне медицинской организации, а у автопарка остаётся доступ к журналу при проверке.

Коротко о главном

• Журнал предрейсовых медосмотров ведётся по пунктам 20–23 приказа Минздрава № 266н, который действует до 1 сентября 2029 года; утверждённой формы нет, но есть обязательный перечень сведений.
• Обязательные графы: дата и время, ФИО, пол, дата рождения, результаты исследований, заключение, подпись медработника с расшифровкой и подпись водителя.
• Бумажный журнал прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью медорганизации; электронный подписывается УКЭП медработника и простой ЭП водителя.
• Заключение формулируется строго: «допущен» или «не допущен» с указанием выявленных признаков.
• Записи журнала должны сходиться с отметками в путевых листах по дате и времени.
• Нарушение порядка осмотров — до 50 000 рублей для юрлица по ст. 11.32 КоАП РФ, выпуск без осмотра — 30 000 рублей за каждый случай по ч. 2 ст. 12.31.1.